Facturación electrónica en Colombia: Requisitos, plazos y documentos soporte para pymes

La facturación electrónica en Colombia dejó de ser una opción para convertirse en una obligación tributaria transversal para personas jurídicas y una gran cantidad de personas naturales que comercializan bienes o prestan servicios gravados.

¿Quiénes están obligados a expedir factura electrónica?

De acuerdo con el Estatuto Tributario y las resoluciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), están obligados:

• Todos los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Los responsables del impuesto nacional al consumo (INC).
• Personas naturales o jurídicas que tengan la calidad de comerciantes o ejerzan profesiones liberales y superen los topes de ingresos fijados por ley (generalmente más de 3.500 UVT anuales).
• Contribuyentes inscritos en el Régimen Simple de Tributación (RST).

Componentes clave de una factura electrónica validada

Una factura electrónica no es simplemente un archivo PDF enviado por correo. Para tener validez fiscal debe contener:

• Código Único de Factura Electrónica (CUFE) generado a partir de algoritmos criptográficos.
• Código bidimensional QR con enlace de consulta directa en el portal oficial de la DIAN.
• Archivo estructurado en formato XML firmado digitalmente con certificado digital vigente.
• Validación previa exitosa por parte del sistema informático de la DIAN antes de ser remitida al comprador.

¿Qué es el Documento Soporte en adquisiciones a no obligados?

Si tu empresa contrata a personas naturales que no están obligadas a facturar (por ejemplo, servicios técnicos u honorarios de profesionales no responsables de IVA), es tu deber emitir el Documento Soporte Electrónico para poder deducir esos costos y gastos en tu declaración de renta.

Modalidades para implementar facturación electrónica

Los contribuyentes pueden elegir entre tres opciones principales: el software gratuito dispuesto por la DIAN (adecuado para volúmenes muy bajos), un proveedor tecnológico autorizado, o un desarrollo de software propio con conexión directa a los servicios web de la DIAN.